Die WELCOME Wissensbox
Fachbegriffe rund um digitales
Besuchermanagement einfach erklärt
BESUCHERMANAGEMENT GLOSSAR –
WISSEN RUND UM DIGITALE BESUCHERPROZESSE
Was bedeutet Pre-Check-In? Was ist eine API? Und welche Rolle spielen Access Control, Sanktionslisten oder digitale Sicherheitsunterweisungen im Besuchermanagement?
Unser Besuchermanagement Glossar erklärt wichtige Fachbegriffe rund um digitales Besuchermanagement, Zutrittskontrolle, Unternehmenssicherheit und digitale Besucherprozesse einfach und verständlich.
In der WELCOME Wissensbox finden Sie von Check-In und QR-Code über Schnittstellen und Integrationen bis hin zu Sanktionsmanagement und WLAN-Gastzugang kompakte Erklärungen zu Technologien, Funktionen und Prozessen, die modernes Besuchermanagement ausmachen.
Wählen Sie einfach einen Buchstaben von A–Z oder stöbern Sie durch unsere Wissensbox.
Access Control (Zutrittskontrolle)
Access Control bezeichnet die digitale Steuerung und Überwachung von Zutrittsberechtigungen. Dabei wird festgelegt, wer zu welchem Zeitpunkt welche Bereiche eines Unternehmens betreten darf. Moderne Zutrittskontrollsysteme lassen sich mit Besuchermanagement-Lösungen verbinden und ermöglichen so einen sicheren, nachvollziehbaren und automatisierten Zutrittsprozess.
- Zutritte gezielt steuern
- Berechtigungen automatisieren
- Zugänge nachvollziehbar dokumentieren
- Mit Besuchermanagement verknüpfen
API (Application Programming Interface)
Eine API (Application Programming Interface) ist eine Programmierschnittstelle, über die verschiedene Software-Systeme miteinander kommunizieren und Daten austauschen können. Im Besuchermanagement ermöglichen APIs beispielsweise die Anbindung an Zutrittskontroll-, HR- oder Drittsysteme. So können Informationen automatisiert übertragen und Prozesse systemübergreifend miteinander verknüpft werden.
- Systeme miteinander verbinden
- Daten automatisiert austauschen
- Manuelle Übertragungen reduzieren
- Prozesse systemübergreifend verknüpfen
Audit-Log
Ein Audit-Log dokumentiert lückenlos und manipulationssicher alle relevanten Vorgänge innerhalb eines Prüfprozesses. Bei der Sanktionslistenprüfung werden beispielsweise durchgeführte Prüfungen, Treffer und Freigabeentscheidungen nachvollziehbar aufgezeichnet. So entsteht eine transparente Dokumentation, die auch für spätere Kontrollen und Nachweise genutzt werden kann.
- Prüfvorgänge lückenlos dokumentieren
- Treffer nachvollziehbar festhalten
- Freigabeentscheidungen protokollieren
- Transparente Nachweise schaffen
Baustellenmanagement
Digitales Baustellenmanagement unterstützt Unternehmen dabei, Personen, Zutritte und Anwesenheiten auf Baustellen zentral zu organisieren und nachvollziehbar zu dokumentieren. Mit WELCOME können beispielsweise Bauarbeiter, Dienstleister und Besucher digital erfasst, Sicherheitsunterweisungen dokumentiert sowie Zutrittsberechtigungen für definierte Bereiche und Zeiträume vergeben werden. Check-In- und Check-Out-Vorgänge schaffen dabei Transparenz darüber, wer sich aktuell auf der Baustelle befindet.
- Personen auf Baustellen digital erfassen
- Zutrittsberechtigungen gezielt steuern
- Sicherheitsunterweisungen dokumentieren
- Anwesenheiten transparent nachverfolgen
Besuchercode
Ein Besuchercode dient zur eindeutigen Identifikation eines Besuchers innerhalb des Besuchermanagements. In WELCOME kann er beispielsweise beim Check-In verwendet werden, um einen bereits angelegten Besucher bzw. dessen Termin schnell und eindeutig zuzuordnen. Auch wenn ein bestehender Termin nachträglich bearbeitet wird, bleibt der Besuchercode gültig und ermöglicht einen durchgängigen, zuverlässigen Prozess.
- Besucher eindeutig identifizieren
- Check-In-Prozesse vereinfachen
- Termine zuverlässig zuordnen
- Besuchercode bei Änderungen beibehalten
Besuchermanagement
Digitales Besuchermanagement umfasst die zentrale Organisation und Steuerung aller Prozesse rund um den Besuch eines Unternehmens – von der Einladung und Voranmeldung über den Check-In bis zum Check-Out. Mit WELCOME lassen sich Besucherprozesse digital abbilden, automatisieren und mit weiteren Systemen wie Zutrittskontrolle, Sanktionslistenprüfung oder WLAN-Gastzugang verbinden. So entstehen transparente, sichere und effiziente Abläufe für Besucher, Empfang und Unternehmen.
- Besucherprozesse zentral organisieren
- Einladungen und Check-Ins digitalisieren
- Abläufe sicher und effizient gestalten
- Weitere Systeme intelligent verknüpfen
Captive Portal
Ein Captive Portal ist eine vorgeschaltete Login-Seite, die Gäste aufrufen, bevor sie einen WLAN-Gastzugang nutzen können. Dort können beispielsweise ein persönlicher Zugangscode eingegeben, Nutzungsbedingungen angezeigt oder erforderliche Bestätigungen abgefragt werden. So lässt sich der Zugang zum Gäste-WLAN kontrolliert und benutzerfreundlich bereitstellen.
- Gäste sicher zum WLAN anmelden
- Zugangscodes komfortabel eingeben
- Nutzungsbedingungen bereitstellen
- WLAN-Zugänge kontrolliert ermöglichen
Check-in / Check-out
Check-in und Check-out bezeichnen die An- und Abmeldung eines Besuchers im WELCOME Portal. Beim Check-in wird der Besuch registriert und der vorgesehene Besucherprozess gestartet; beim Check-out wird der Aufenthalt entsprechend beendet. Ist ein automatisierter WLAN-Gastzugang aktiviert, kann WELCOME beim Check-in den persönlichen WLAN-Zugang erstellen und ihn beim Check-out automatisch wieder entfernen.
- Besucher digital an- und abmelden
- Besucherprozesse automatisch auslösen
- Aufenthalte nachvollziehbar erfassen
- WLAN-Gastzugänge automatisch steuern
Check-In-Terminal
Ein Check-In-Terminal ermöglicht Besuchern die selbstständige digitale Anmeldung vor Ort. Über das Terminal können beispielsweise Besuchsdaten erfasst, vorhandene Anmeldungen aufgerufen, QR-Codes verarbeitet oder Besucherausweise ausgegeben werden. In Verbindung mit WELCOME lassen sich dadurch Check-In-Prozesse automatisieren und Empfangsbereiche auch bei hohem Besucheraufkommen effizient organisieren.
- Besucher selbstständig einchecken lassen
- Anmeldungen digital verarbeiten
- QR-Codes und Besucherdaten erfassen
- Empfangsprozesse automatisieren
Cloud-managed WLAN
Cloud-managed WLAN bezeichnet ein WLAN-Netzwerk, dessen Verwaltung zentral über eine Cloud-Plattform erfolgt. Einstellungen und Zugänge werden damit nicht ausschließlich über lokale Hardware-Controller vor Ort verwaltet. In Verbindung mit einem digitalen Besuchermanagement können so auch WLAN-Gastzugänge in automatisierte Besucherprozesse integriert werden.
- WLAN zentral über die Cloud verwalten
- Lokale Verwaltung reduzieren
- Gastzugänge digital bereitstellen
- Besucherprozesse mit WLAN verknüpfen
Dashboard
Ein Dashboard stellt wichtige Informationen und Kennzahlen übersichtlich und zentral dar. Im WELCOME Dashboard können relevante Daten rund um Besucher- und Managementprozesse auf einen Blick erfasst und ausgewertet werden. So erhalten berechtigte Anwender schnell einen Überblick über aktuelle Vorgänge und können Informationen für operative Abläufe und Auswertungen gezielt nutzen.
- Wichtige Informationen zentral anzeigen
- Aktuelle Vorgänge schnell überblicken
- Kennzahlen übersichtlich darstellen
- Daten gezielt auswerten
Dauerbesucher
Ein Dauerbesucher ist eine Person, die dauerhaft als Besucher im WELCOME Portal hinterlegt wird. Das ist besonders praktisch für regelmäßig wiederkehrende Besucher, deren Daten nicht bei jedem Termin neu erfasst werden müssen. So lassen sich wiederkehrende Besuchsprozesse komfortabler und effizienter organisieren.
- Wiederkehrende Besucher dauerhaft hinterlegen
- Erneute Dateneingaben reduzieren
- Regelmäßige Besuche einfacher organisieren
- Besucherprozesse effizienter gestalten
Delegierter
Ein Delegierter ist ein Anwender, der über einen freigegebenen Kalender im Namen einer anderen Person Besucher einladen kann. Dadurch können beispielsweise Assistenzen oder andere berechtigte Personen Besuchstermine stellvertretend organisieren. Die Besucheranmeldung lässt sich so direkt in bestehende Arbeits- und Terminprozesse integrieren.
- Besucher stellvertretend einladen
- Freigegebene Kalender nutzen
- Terminorganisation flexibel delegieren
- Besucheranmeldung in Abläufe integrieren
Druckserver
Der WELCOME Druckserver ermöglicht den automatisierten Ausdruck von Besucherausweisen auf den vorgesehenen Endgeräten. So können Ausweise beispielsweise direkt beim Check-In an einem Self-Service-Terminal ausgegeben werden – auch an Standorten ohne besetzten Empfang. Alternativ kann der Ausdruck am Empfang mit nur einem Knopfdruck ausgelöst werden.
- Besucherausweise automatisch drucken
- Self-Service-Check-In unterstützen
- Drucker gezielt ansteuern
- Empfangsprozesse vereinfachen
DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) regelt den Schutz personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union. Auch im digitalen Besuchermanagement werden personenbezogene Daten verarbeitet – beispielsweise Namen, Kontaktdaten oder Informationen zu einem Besuch. Deshalb spielen transparente Prozesse, definierte Zugriffsberechtigungen und ein kontrollierter Umgang mit Besucherdaten eine wichtige Rolle.
- Personenbezogene Daten berücksichtigen
- Zugriffe auf Daten gezielt steuern
- Besucherprozesse transparent gestalten
- Datenschutzanforderungen unterstützen
Dynamisches Feld
Ein dynamisches Feld ist ein portalspezifisches, benutzerdefiniertes Eingabefeld, mit dem zusätzliche Informationen passend zu den jeweiligen Anforderungen erfasst werden können. Dadurch lassen sich Formulare und Prozesse flexibel um individuelle Angaben ergänzen. Unterstützt werden dabei auch spezielle Feldtypen wie beispielsweise „Autocomplete“, bei denen passende Eingaben automatisch vorgeschlagen werden.
- Individuelle Informationen erfassen
- Formulare flexibel erweitern
- Portalspezifische Anforderungen abbilden
- Eingaben mit Autocomplete vereinfachen
E-Mail-Layout
Das E-Mail-Layout bestimmt, welche Informationen Besucher bereits vor ihrem Termin in der Einladung erhalten und wie diese dargestellt werden. In WELCOME können neben Termindaten, Kontaktperson und Check-In-Code beispielsweise auch Anfahrtsinformationen, Hinweise zum Check-In-Prozess, Parkplatzinformationen oder Links zu Datenschutzbestimmungen integriert werden. Auf Wunsch lässt sich auch das Erscheinungsbild der Einladungsmail individuell anpassen.
- Besucher vorab umfassend informieren
- Check-In-Code und Termindaten übermitteln
- Individuelle Informationen ergänzen
- Einladungsmails passend gestalten
E-Mail-Server (SMTP)
Über einen eigenen E-Mail-Server können Nachrichten aus WELCOME über das E-Mail-Postfach des Unternehmens versendet werden. Dazu lässt sich ein eigenes SMTP-Postfach hinterlegen, über das beispielsweise Besuchereinladungen, unterzeichnete Dokumente oder Informationen über das Eintreffen eines Besuchers verschickt werden. Für den Empfänger sind die Nachrichten dadurch leichter dem jeweiligen Unternehmen und Besuch zuzuordnen.
- Eigenes SMTP-Postfach verwenden
- Einladungsmails über das Unternehmen versenden
- Dokumente automatisiert verschicken
- Absender für Besucher eindeutig zuordnen
EU-FSF (EU Financial Sanctions List)
Die EU-FSF (EU Financial Sanctions List) ist die konsolidierte Sanktionsliste der Europäischen Kommission. Sie enthält Personen, Gruppen und Organisationen, die Finanzsanktionen der Europäischen Union unterliegen. Im Rahmen einer Sanktionslistenprüfung dient sie als wichtige Grundlage, um zu prüfen, ob eine Person oder Organisation von entsprechenden EU-Sanktionen betroffen ist.
- EU-Sanktionsvorgaben berücksichtigen
- Personen und Organisationen überprüfen
- Relevante Listeneinträge erkennen
- Compliance-Prüfungen unterstützen
Eventmanagement
Eventmanagement bezeichnet die digitale Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Teilnehmerprozessen. Von der Einladung und Anmeldung über die Erfassung relevanter Teilnehmerdaten bis zum Check-In vor Ort lassen sich die einzelnen Schritte zentral steuern und miteinander verbinden. Mit WELCOME können Unternehmen Veranstaltungen effizient organisieren, Teilnehmer digital verwalten und auch bei größeren Events für einen schnellen und strukturierten Check-In sorgen.
- Teilnehmer digital verwalten
- Einladungen und Anmeldungen organisieren
- Check-In vor Ort beschleunigen
- Veranstaltungsprozesse zentral steuern
False Positive (Fehlalarm)
Ein False Positive bezeichnet einen vermeintlichen Treffer bei einer Sanktionslistenprüfung, der sich nach einer manuellen Überprüfung als nicht zutreffend herausstellt. Ähnliche Namen, Schreibweisen oder andere übereinstimmende Merkmale können beispielsweise dazu führen, dass zunächst ein Treffer angezeigt wird. Durch die anschließende Prüfung lässt sich feststellen, ob tatsächlich eine Übereinstimmung mit einem Sanktionslisteneintrag vorliegt.
- Mögliche Fehlalarme erkennen
- Treffer gezielt überprüfen
- Tatsächliche Übereinstimmungen unterscheiden
- Prüfentscheidungen zuverlässig absichern
Fuzzy Matching
Fuzzy Matching ist ein Verfahren zur Erkennung ähnlicher, aber nicht vollständig identischer Zeichenketten. Bei der Sanktionslistenprüfung können dadurch beispielsweise unterschiedliche Schreibweisen, Tippfehler oder Transliterationen eines Namens erkannt werden. So lassen sich auch mögliche Übereinstimmungen identifizieren, bei denen der eingegebene Name nicht exakt mit dem Eintrag auf einer Sanktionsliste übereinstimmt.
- Ähnliche Schreibweisen erkennen
- Tippfehler berücksichtigen
- Transliterationen einbeziehen
- Mögliche Treffer zuverlässiger identifizieren
Geländemanagement (Yard Management)
Geländemanagement, auch Yard Management genannt, bezeichnet die digitale Organisation und Steuerung von Personen, Fahrzeugen und Bewegungen auf einem Betriebsgelände. Dabei können Zufahrten, Aufenthalte und definierte Bereiche zentral verwaltet und nachvollziehbar dokumentiert werden. Mit WELCOME lassen sich unterschiedliche Personengruppen und Fahrzeuge in digitale Prozesse einbinden und Zugangs- beziehungsweise Zufahrtsberechtigungen gezielt steuern. So entsteht mehr Transparenz darüber, wer oder was sich wann auf dem Gelände befindet.
- Personen und Fahrzeuge digital erfassen
- Zufahrten und Berechtigungen gezielt steuern
- Bewegungen auf dem Gelände nachvollziehen
- Transparenz über Anwesenheiten schaffen
Idempotenz
Idempotenz bezeichnet die Eigenschaft eines Vorgangs, auch bei mehrfacher Ausführung immer dasselbe Ergebnis zu liefern. Im Zusammenspiel von WELCOME und einem WLAN-System verhindert dieses Prinzip beispielsweise, dass durch mehrfaches Auslösen eines Vorgangs versehentlich mehrere WLAN-Gastzugänge für denselben Besucher angelegt werden. So bleiben automatisierte Prozesse zuverlässig und konsistent.
- Doppelte Vorgänge vermeiden
- Mehrfachausführungen sicher verarbeiten
- Automatisierte Prozesse stabil halten
- Doppelte Gastzugänge verhindern
Kategorie (Besucherkategorie)
Eine Kategorie dient in WELCOME dazu, unterschiedliche Besuchergruppen zu definieren und die jeweils erforderlichen Prozesse festzulegen. Abhängig von der gewählten Besucherkategorie können beispielsweise unterschiedliche Unterweisungen zur Unterschrift bereitgestellt oder individuelle Ausweislayouts verwendet werden. So lassen sich Besucherprozesse passend zum jeweiligen Besuchstyp gestalten.
- Besuchergruppen individuell definieren
- Passende Unterweisungen zuordnen
- Unterschiedliche Ausweislayouts verwenden
- Besucherprozesse gezielt steuern
KRITIS
Als KRITIS werden Organisationen und Einrichtungen bezeichnet, die für das Funktionieren des Gemeinwesens von besonderer Bedeutung sind. Dazu zählen beispielsweise Bereiche der Energie- und Wasserversorgung, des Gesundheitswesens, der Informationstechnik und Telekommunikation oder weitere versorgungsrelevante Einrichtungen. Entsprechend hohe Anforderungen bestehen an Sicherheit, Schutz und nachvollziehbare Prozesse. Auch die kontrollierte Organisation von Besuchern, Fremdfirmen und anderen externen Personen kann dabei eine wichtige Rolle spielen. Mit WELCOME lassen sich unter anderem Identitätsprüfungen, Sicherheitsunterweisungen, Zutrittsberechtigungen sowie Check-In- und Check-Out-Prozesse digital abbilden und dokumentieren.
- Besucher und Fremdfirmen digital erfassen
- Identitäten und Berechtigungen prüfen
- Sicherheitsunterweisungen dokumentieren
- Zutritte und Anwesenheiten nachvollziehen
LKW-Management
LKW-Management bezeichnet die digitale Organisation und Steuerung von LKW, Fahrern und den damit verbundenen Prozessen auf einem Werks- oder Betriebsgelände. Von der Anmeldung und Zufahrt über die Weiterleitung zu definierten Bereichen bis zur Ausfahrt können einzelne Prozessschritte digital abgebildet werden. Mit WELCOME lassen sich Fahrer und Fahrzeuge erfassen, Zufahrten steuern und Abläufe auf dem Gelände transparent dokumentieren. Auch weitere Systeme wie Schranken, Kameras, Waagen oder Leitsysteme können in entsprechende Prozesse eingebunden werden.
- LKW und Fahrer digital erfassen
- Zufahrten und Abläufe gezielt steuern
- Aufenthalte transparent dokumentieren
- Hardware und Drittsysteme integrieren
Mandant
Ein Mandant ist eine eigenständige organisatorische Einheit innerhalb des WELCOME Portals, für die individuelle Einstellungen und Konfigurationen hinterlegt werden können. Unternehmen können so beispielsweise unterschiedliche Standorte, Gesellschaften oder Organisationseinheiten getrennt innerhalb eines Systems abbilden. Hat ein Anwender Zugriff auf mehrere Mandanten, werden ihm ausschließlich die Mandanten angezeigt, für die er entsprechend berechtigt ist.
- Organisationseinheiten getrennt abbilden
- Individuelle Konfigurationen ermöglichen
- Zugriffsberechtigungen gezielt steuern
- Mehrere Mandanten zentral verwalten
Multi-Tenant
Multi-Tenant bezeichnet ein Betriebsmodell, bei dem eine zentrale Software- oder Service-Instanz mehrere Mandanten gleichzeitig bedienen kann. Die einzelnen Mandanten bleiben dabei organisatorisch und logisch voneinander getrennt. So können unterschiedliche Kunden oder Organisationseinheiten eine gemeinsame technische Plattform nutzen, während ihre jeweiligen Daten, Einstellungen und Prozesse getrennt verwaltet werden.
- Mehrere Mandanten auf einer Plattform abbilden
- Mandanten logisch voneinander trennen
- Einstellungen individuell verwalten
- Zentrale Infrastruktur effizient nutzen
NIS2
NIS2 ist eine europäische Richtlinie zur Stärkung der Cyber- und Informationssicherheit in Unternehmen und Organisationen wichtiger und besonders wichtiger Sektoren. Sie erweitert die Anforderungen an das Risikomanagement und die Sicherheitsmaßnahmen betroffener Organisationen. Neben technischen Schutzmaßnahmen spielen dabei auch organisatorische Prozesse und die Kontrolle physischer Zugänge eine Rolle. Ein digitales Besuchermanagement wie WELCOME kann entsprechende Sicherheitsprozesse unterstützen, indem beispielsweise externe Personen erfasst, Identitäten geprüft, Sicherheitsunterweisungen dokumentiert und Zutrittsberechtigungen nachvollziehbar gesteuert werden.
- Externe Personen strukturiert erfassen
- Physische Zutritte kontrolliert organisieren
- Sicherheitsprozesse digital dokumentieren
- Nachvollziehbare Besucherprozesse unterstützen
OFAC
OFAC steht für „Office of Foreign Assets Control“ und bezeichnet eine US-amerikanische Behörde, die für die Umsetzung und Verwaltung bestimmter Wirtschafts- und Finanzsanktionen zuständig ist. Sie führt unter anderem die sogenannte SDN List (Specially Designated Nationals), auf der sanktionierte Personen und Organisationen aufgeführt werden. Im Rahmen einer Sanktionslistenprüfung können entsprechende Listeneinträge für Compliance-Prüfungen relevant sein.
- US-Sanktionsvorgaben berücksichtigen
- Relevante Listeneinträge überprüfen
- SDN List in Prüfprozesse einbeziehen
- Compliance-Prüfungen unterstützen
PEP (Politically Exposed Person)
PEP steht für „Politically Exposed Person“ und bezeichnet eine Person in einer herausgehobenen öffentlichen Funktion. Aufgrund ihrer Position können politisch exponierte Personen im Rahmen erweiterter Compliance-Prüfungen eine besondere Relevanz haben. Die Prüfung auf einen möglichen PEP-Status kann daher Bestandteil weiterführender Compliance-Checks sein.
- Politisch exponierte Personen erkennen
- PEP-Status in Prüfungen berücksichtigen
- Erweiterte Compliance-Checks unterstützen
- Risikobasierte Prüfprozesse ergänzen
Raummanagement
Raummanagement bezeichnet die digitale Organisation, Buchung und Verwaltung von Besprechungsräumen und anderen gemeinsam genutzten Flächen. Verfügbarkeiten können transparent dargestellt und Räume passend zu Termin, Teilnehmerzahl oder Ausstattung ausgewählt werden. In Verbindung mit WELCOME lassen sich Raum- und Besucherprozesse sinnvoll miteinander verknüpfen. So können beispielsweise Besprechungsräume für einen Termin organisiert und gleichzeitig die dazugehörigen Besucherprozesse digital vorbereitet werden.
- Räume zentral verwalten
- Verfügbarkeiten transparent anzeigen
- Buchungen digital organisieren
- Raum- und Besucherprozesse verbinden
Ressource
Eine Ressource ist ein buchbares Element, das einem Termin oder Besuch zugeordnet werden kann. Dazu zählen beispielsweise Besprechungsräume oder benötigte Ausstattungen. Durch die Verknüpfung mit dem jeweiligen Termin können benötigte Ressourcen direkt im Rahmen der Besucher- und Terminorganisation berücksichtigt und gemeinsam verwaltet werden.
- Räume und Ausstattung buchen
- Ressourcen Terminen zuordnen
- Besuch und Ressourcen gemeinsam organisieren
- Terminplanung zentral unterstützen
REST-Schnittstelle
Eine REST-Schnittstelle ist eine standardisierte, HTTP-basierte Verbindung, über die unterschiedliche Systeme Daten miteinander austauschen können. Im Zusammenspiel mit WELCOME ermöglicht sie beispielsweise die Kommunikation zwischen dem WELCOME Portal, einem WLAN-Service und dem WLAN-System des Kunden. Dadurch lassen sich Daten und Prozesse systemübergreifend automatisiert miteinander verknüpfen.
- Systeme standardisiert verbinden
- Daten automatisiert austauschen
- WELCOME mit Drittsystemen verknüpfen
- Systemübergreifende Prozesse ermöglichen
Sanktionsliste
Eine Sanktionsliste ist eine offiziell veröffentlichte Liste von Personen, Organisationen oder Ländern, gegen die wirtschaftliche oder rechtliche Sanktionen verhängt wurden. Im Rahmen einer Sanktionslistenprüfung werden relevante Daten mit entsprechenden Listeneinträgen abgeglichen, um mögliche Übereinstimmungen zu erkennen. So können Unternehmen ihre Compliance- und Sicherheitsprozesse bei der Prüfung von Personen und Organisationen unterstützen.
- Personen und Organisationen überprüfen
- Relevante Listeneinträge erkennen
- Compliance-Prozesse unterstützen
- Sicherheitsprüfungen nachvollziehbar gestalten
Sanktionsmanagement
Sanktionsmanagement unterstützt Unternehmen dabei, Personen im Rahmen definierter Prozesse gegen relevante Sanktionslisten zu prüfen. Im Besuchermanagement kann eine solche Prüfung bereits vor dem Zutritt zum Unternehmen in den digitalen Anmeldeprozess integriert werden. Mit WELCOME lassen sich Personendaten automatisiert gegen hinterlegte Sanktionslisten prüfen, mögliche Übereinstimmungen erkennen und Prüfprozesse nachvollziehbar dokumentieren. So wird die Sanktionslistenprüfung Bestandteil eines strukturierten digitalen Besucher- und Sicherheitsprozesses.
- Personen automatisiert prüfen
- Sanktionslisten in Besucherprozesse integrieren
- Mögliche Übereinstimmungen erkennen
- Prüfungen nachvollziehbar dokumentieren
Sicherheitsunterweisung
Eine Sicherheitsunterweisung vermittelt Besuchern, Fremdfirmen oder anderen externen Personen wichtige Sicherheits-, Verhaltens- und Zutrittsregeln für den Aufenthalt in einem Unternehmen oder auf einem Betriebsgelände. Im digitalen Besuchermanagement kann die Unterweisung bereits vor dem Besuch oder während des Check-Ins bereitgestellt werden. Mit WELCOME lassen sich Sicherheitsinformationen digital ausspielen, die Kenntnisnahme beziehungsweise Bestätigung dokumentieren und in den Besucherprozess integrieren. Dadurch können Unternehmen sicherheitsrelevante Informationen strukturiert vermitteln und nachvollziehbar festhalten.
- Sicherheitsinformationen digital bereitstellen
- Besucher und Fremdfirmen gezielt unterweisen
- Bestätigungen nachvollziehbar dokumentieren
- Unterweisungen in den Besucherprozess integrieren
Speichern & Senden
„Speichern & Senden“ bezeichnet im WELCOME Outlook-Add-in die Funktion, mit der erfasste Besucherdaten an WELCOME übertragen werden. Dadurch wird die Besucheranmeldung direkt aus dem gewohnten Termin- und Kalenderprozess heraus angestoßen. Die Bezeichnung ersetzt die frühere Schaltfläche „Speichern“ und macht deutlicher, dass die Daten nicht nur gespeichert, sondern zugleich an WELCOME übermittelt werden.
- Besucherdaten an WELCOME übertragen
- Besucher direkt aus Outlook anmelden
- Terminprozesse komfortabel verbinden
- Daten mit einem Schritt speichern und senden
SSID (Service Set Identifier)
Die SSID ist der Name, unter dem ein WLAN-Netz für Nutzer sichtbar und auswählbar ist. Im Zusammenhang mit einem WLAN-Gastzugang kann dies beispielsweise der Name eines speziell eingerichteten Gast-Netzwerks sein. Automatisch erzeugte WLAN-Zugänge können dem jeweils vorgesehenen Netzwerk beziehungsweise dessen SSID zugewiesen werden.
- WLAN-Netz eindeutig benennen
- Gast-Netzwerke sichtbar bereitstellen
- Gastzugänge dem richtigen Netz zuordnen
- WLAN-Zugänge gezielt steuern
Terminhistorie
Die Terminhistorie dokumentiert alle Änderungen, die an einem Termin vorgenommen werden. Dazu können beispielsweise Anpassungen von Termindaten oder Änderungen an gebuchten Ressourcen gehören. So bleibt nachvollziehbar, wie sich ein Termin im Laufe seiner Bearbeitung verändert hat, und relevante Änderungen können transparent eingesehen werden.
- Terminänderungen dokumentieren
- Ressourcenbuchungen nachvollziehen
- Bearbeitungsverläufe transparent darstellen
- Änderungen übersichtlich nachverfolgen
Treffer (Hit)
Ein Treffer – auch „Hit“ genannt – bezeichnet ein positives Prüfergebnis bei einer Sanktionslistenprüfung. Er entsteht, wenn die Daten einer geprüften Person eine ausreichende Übereinstimmung mit einem Eintrag auf einer Sanktionsliste aufweisen. Ein Treffer sollte anschließend bewertet beziehungsweise geprüft werden, um festzustellen, ob tatsächlich eine relevante Übereinstimmung vorliegt oder beispielsweise ein False Positive vorliegt.
- Mögliche Übereinstimmungen erkennen
- Positive Prüfergebnisse kennzeichnen
- Treffer gezielt weiter prüfen
- False Positives unterscheiden
Virtueller Empfang
Ein Virtueller Empfang ermöglicht die digitale Betreuung von Besuchern auch dann, wenn am Empfang vor Ort nicht dauerhaft Personal zur Verfügung steht. Besucher können sich beispielsweise über ein Check-In-Terminal anmelden und bei Bedarf digital mit einem Ansprechpartner verbunden werden. Mit WELCOME lassen sich unterschiedliche Szenarien für einen virtuellen Empfang abbilden – vom vorbereiteten Besucherprozess bis zur direkten Kommunikation und Unterstützung während des Check-Ins. So können Empfangsprozesse flexibel organisiert und auch an Standorten ohne permanent besetzten Empfang professionell gestaltet werden.
- Besucher digital empfangen
- Empfangsprozesse flexibel organisieren
- Ansprechpartner bei Bedarf einbinden
- Standorte auch ohne dauerhaft besetzten Empfang betreuen
Wallet (digitales Besucherticket)
Mit der Wallet-Funktion kann der Check-In-Code als digitales Besucherticket auf dem Smartphone gespeichert werden. Das Ticket kann im individuellen Design gestaltet werden und neben dem QR-Code zum Einchecken weitere Informationen wie Besuchsort und Ansprechpartner enthalten. So haben Besucher die wichtigsten Informationen für ihren Termin bequem auf dem Smartphone verfügbar.
- Check-In-Code digital speichern
- QR-Code auf dem Smartphone bereitstellen
- Besuchsinformationen mobil verfügbar machen
- Besucherticket individuell gestalten
Whitelisting
Whitelisting bezeichnet im Rahmen der Sanktionslistenprüfung den gezielten Ausschluss bereits bekannter und geprüfter Fehlalarme von zukünftigen Prüfungen. Wurde ein Treffer nach manueller Prüfung eindeutig als nicht relevant eingestuft, kann dieser hinterlegt werden, damit derselbe False Positive bei späteren Prüfungen nicht erneut bearbeitet werden muss. So lassen sich wiederkehrende Fehlalarme reduzieren und Prüfprozesse effizienter gestalten.
- Bekannte Fehlalarme ausschließen
- Wiederholte Prüfungen reduzieren
- False Positives effizient behandeln
- Prüfprozesse beschleunigen
WLAN-Gastzugang
Ein WLAN-Gastzugang ermöglicht Besuchern einen persönlichen und zeitlich begrenzten Zugang zum Gäste-WLAN eines Unternehmens. In Verbindung mit WELCOME kann dieser Zugang automatisch beim Check-in des Besuchers erstellt werden. Nach Ablauf der vorgesehenen Aufenthaltsdauer oder beim Check-out wird der WLAN-Zugang automatisch wieder beendet – ohne dass der Empfang den Zugang manuell verwalten muss.
- Persönliche WLAN-Zugänge bereitstellen
- Gastzugänge beim Check-in automatisch erstellen
- Zugänge zeitlich begrenzen
- WLAN beim Check-out automatisch deaktivieren
Wissen, das mit WELCOME wächst.
Unsere Wissensbox wächst mit WELCOME. Neue Funktionen, Technologien und Anforderungen bringen immer wieder neue Begriffe mit sich – und genau deshalb erweitern wir dieses Glossar kontinuierlich.
Ihnen fehlt ein Begriff? Oder Sie möchten ein Thema rund um digitales Besuchermanagement genauer erklärt haben? Sprechen Sie uns gerne an.
Und wenn Sie noch tiefer in WELCOME einsteigen möchten: In unseren Schulungen zeigen wir Administratoren und Anwendern, wie sie die Möglichkeiten von WELCOME optimal für ihre individuellen Prozesse nutzen.
“Im Laufe der letzten Jahre ist aus einer einzelnen Lösung eine Lösung mit einer
unfassbaren Bandbreite geworden.
Wir sind stolz über die vielen Funktionen und
Weiterentwicklungen und darauf, dass wir die umfangreichen Kundenanforderungen
erfüllen können.”
Josef Gemeri, Gründer und CEO von EnterSmart
Fragen zu WELCOME Besuchermanagement?
Wir sind Ihre kompetenten Ansprechpartner
Ihr direkter Draht zu uns.
Wir beantworten Ihre Fragen persönlich und schnell.
Jetzt gratis testen
Lassen Sie mit WELCOME sicherheitsrelevante Vereinbarungen unterzeichnen, stellen Dienstleistern Dauerausweise aus und verschicken Anfahrtsbeschreibungen automatisch.
1 Software – 6 Lösungen
Für Ihre Anmeldung benötigen wir lediglich Ihre E-Mail-Adresse.
Keine weiteren Registrierungsdaten nötig.
Ohne Kreditkartenhinterlegung!
Starten Sie mit einmalig 50 Besucheranmeldungen gratis.